Assistant(e) administratif (/ve) / responsable clientèle

Offre d'emploi #4349

    • Employer: Alliance Française de Calgary (AFC)
    • Location: Calgary
    • Date de clôture: Jan 31, 2019

L’Alliance Française de Calgary (AFC) est une association à but non lucratif et organisme de bienfaisance. Implantée à Calgary depuis 1947, l’AFC fait partie de la plus grande organisation culturelle dans le monde qu’est le réseau des Alliances Française. L’AFC est une école de langue, un centre culturel, un centre de ressources et un centre d’examens qui sert plus de 2000 utilisateurs par an.


Sous la responsabilité du directeur de l’Alliance française de Calgary, l’Assistant(e) administratif(ve) assure les missions suivantes :

Missions principales

1) Accueillir le public
- Accueillir les personnes qui se présentent à l’Alliance
- Répondre au téléphone, aux mails et informer sur les services et cours proposés

2) Gérer les cours collectifs et privés
- Entrer les cours privés et collectifs sur le logiciel dédié (Synergy 8) et les cours privés dans le calendrier
- Gérer et effectuer les inscriptions des étudiants
- Liaison avec les étudiants et professeurs pour tout changement dans leurs cours
- Trouver les professeurs pour les cours privés
- Inventaire régulier des livres et méthodes vendus aux étudiants

3) Administration
- Appui au directeur pour la facturation et la tenue des comptes
- Suivi des paiements auprès des étudiants
- Gestion des fournitures de bureau et inventaire des livres
- Gestion du courrier : Levée quotidienne et postage

4) TEF / DELF
- Gestion complète des sessions TEF
- Support au coordinateur pédagogique pour l’organisation des sessions DELF

5) Bibliothèque
- Effectuer les prêts et retour de document

 

Compétences requises
- Français langue maternelle
- Anglais niveau B1 minimum
- Appétence culturelle
- Connaissances informatiques. Vous serez amené à utiliser divers logiciels et outils pour lesquels vous serez formé(e) : photoshop, S8 (site internet), PMB (bibilothèque)
- Dynamisme, sens du contact. L’assistant administratif est le premier contact de l’Alliance Française pour notre public.
- Sens des responsabilités
- Esprit d'initiative et travail en autonomie. L’assistant administratif doit savoir gérer les temps morts (hors période de rentrée) en dédiant son énergie à des tâches nouvelles.
- Polyvalence et flexibilité

Durée : Contrat à durée indéterminée. 3 mois d’essai.

Emploi du temps : 37 heures du mardi au samedi. Les heures d’ouverture de l’Alliance Française sont de 10h à 18h et le samedi de 9h à 16h30. L’Alliance Française est fermée les lundis. Flexibilité pour le travail le soir lors d’évènements ponctuels (1 / 2 fois par mois).

Date de début de contrat : dès que possible.

Rémunération : Selon expérience/profil. A partir de 29 000$ / an.

Avantages : 3 semaines de congés payés + 1 semaine en décembre + 5 jours Flex/Maladie payés.


Envoyer CV + lettre de motivation à director@afcalgary.ca
Seuls les candidats retenus seront contactés.