Babillard d’emploi

  • Date de clôture: May 29, 2018

Adjoint(e) administratif(ve)

Offre d'emploi #1856

  • Hockey Canada (Calgary)

 

*Les candidats bilingues (français et anglais) qui possèdent les compétences recherchées auront la priorité dans le processus de sélection.

 

SUPÉRIEUR :       Chef de la direction
LIEU :                    Calgary, Alb.
STATUT :               Permanent, temps plein
DATE LIMITE POUR POSTULER : 28 mai 2018 à 16 h HR


SOMMAIRE DU POSTE

Relevant du chef de la direction, l’adjoint administratif offre un soutien administratif en vertu d’une relation de travail individuelle. L’adjoint administratif est le point de contact principal des groupes internes et externes, y compris les membres, pour tout ce qui concerne les affaires du bureau du chef de la direction. L’adjoint administratif offre également un soutien administratif au conseil d’administration. 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS DU POSTE

  • Accomplir une grande variété de tâches administratives pour le chef de la direction, y compris, mais sans s'y limiter : gérer un calendrier extrêmement chargé, remplir des rapports de dépenses, rédiger et préparer des correspondances de nature confidentielle, organiser des plans de travail complexes et détaillés et compiler des documents pour des réunions en lien avec des voyages.
  • Assurer la coordination de tout le matériel du chef de la direction et la préparation avant les réunions dans un environnement complexe impliquant des parties prenantes clés comme; la LNH, l’AJLNH, le COC, la LCH, l’IIHF, etc., et tout autre comité.
  • Pour toutes les préoccupations et tous les problèmes communiqués au chef de la direction, y compris ceux de nature sensible ou confidentielle, faire des recherches, travailler sur le sujet en priorité et assurer un suivi. Déterminer des plans d’action, recommandations ou réponses appropriés.
  • Assurer une communication fluide entre le bureau du chef de la direction et les services internes; faire preuve de leadership pour maintenir sa crédibilité devant l’équipe de direction et conserver sa confiance et son appui.
  • Réaliser avec succès les aspects critiques des livrables avec une approche pratique, y compris la préparation d’ébauches de lettres de remerciement, de correspondances personnelles et de présentations créatives, ainsi que la réalisation d’autres tâches qui facilitent la capacité du chef de la direction à diriger l’organisation avec efficacité.
  • Accorder la priorité aux besoins pour régler des conflits, régler les dossiers le plus rapidement possible et de façon proactive, assurer le suivi des projets pour les réaliser avec succès, souvent avec la pression des échéances.
  • Participer aux réunions, au besoin, pour noter les procès-verbaux, et assurer la préparation, la surveillance et le suivi des mesures à prendre.
  • Agir à titre d’adjoint administratif du conseil d’administration, y compris de son président.
  • Aider les membres du conseil d'administration, qui sont majoritairement des bénévoles, avec un haut degré de dépendance, quant aux dispositions nécessaires au voyage, à l’hébergement et à la planification des repas, au besoin.
  • Agir conformément aux règlements administratifs concernant les affaires du conseil d’administration et de ses comités, y compris la distribution du matériel à l’avance.

COMPÉTENCES

  • Baccalauréat en administration des affaires ou toute autre formation et expérience connexe.
  • Un minimum de 7 ans d’expérience en appui à des membres d’une haute direction et d’un conseil d’administration.
  • Capacité à communiquer de façon professionnelle avec des membres d’une haute direction où un haut degré de confidentialité et de discrétion est requis.
  • Bonne connaissance du hockey, de la structure du sport communautaire et du rôle de l'organisme de régie.
  • Excellentes aptitudes interpersonnelles; promotion de la coopération et de l’engagement au sein d’une équipe pour l’atteinte de buts et d’objectifs.
  • Aptitudes éprouvées en communication; capacité à utiliser une grande variété de techniques de communication pour joindre efficacement différents publics dans divers contextes.
  • Excellent sens de l’organisation et bonne gestion du temps; capacité à organiser différentes priorités en fonction des tâches nécessaires, à veiller à l’achèvement de projets essentiels et à respecter les échéances.
  • Grand sens de l’intégrité; capacité à gagner le respect et la confiance des autres par le maintien d’interactions honnêtes et professionnelles en tout temps.
  • Grande maîtrise des logiciels de Microsoft, notamment Outlook, ainsi que capacité à s’adapter rapidement à de nouvelles technologies et à acquérir aisément de nouvelles habiletés techniques.
  • Capacité à travailler selon des horaires échelonnés et des soirs et fins de semaine, si nécessaire; les exigences de voyage sont modérées (jusqu’à 35 jours par année).
  • Le bilinguisme (anglais/français) est un atout.

 

Retrouvez l'offre sur le site de Hockey Canada

Pour une description complète du poste, veuille écrire à emplois@hockeycanada.ca.

Les candidats possédant les compétences requises sont invités à faire parvenir leur curriculum vitæ et le salaire escompté à emplois@hockeycanada.ca.

*Les candidats bilingues (français et anglais) qui possèdent les compétences recherchées auront la priorité dans le processus de sélection.

**Satisfaire à une vérification du dossier criminel et à une vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables est requis pour tous les employés et bénévoles de Hockey Canada.